東温市公式note | 愛媛県
【自治体広報】DTPソフトを導入した効果をまとめてみました【画面公開】
見出し画像

【自治体広報】DTPソフトを導入した効果をまとめてみました【画面公開】

東温市公式note | 愛媛県

どうも。(隣の池川さんが異動なので寂しい)広報担当小出です。東温市の広報紙は2年前からAdobeのInDesignを導入して作っています。今日はその効果について書きたいと思います!わっしょい!

最後にインデザインの作成ページを公開するので、ぜひ「ここをこうした方がいいよ」などコメントいただけると嬉しいです!(需要ないやろ。。)

これから広報担当者になる方、「デザイン×まちづくり」なんかに興味のある方に読んでほしいです。ちなみに東温市の広報は毎月1日、年12回発行です。

DTPとはDeskTop Publishing(デスクトップパブリッシング)の略。 DTPソフトを導入することで自社パソコンで印刷物データを作成することができます。

インデザイン導入前の問題点

大学は農学部、在学中もほぼパソコン使わなかった私(今の大学では考えられないですよね)。社会人4年目くらいまでWindowsとOfficeの違いも分かりませんでした。ワードとエクセルは公務員必須なので一応使えてましたが。

パソコンの知識が少し備わったのは、5年目に情報管理部署に配属された時。0から勉強しました。システムとは庁内LANとか。あの時は楽しかったなぁ。

そして3年前に広報に配属されました。その時は担当者がワードのテキストボックスで配置したレイアウトを広報作成業務を委託する業者さんにデータ送信してました。その時のワークフローはこんな感じです。

① 前月25日くらいに全庁職員が広報掲載希望情報を送ってくる
② 自分たちで内容を確認しワード内のテキストボックスでレイアウト
③ レイアウトができたページから随時PDFで返送される
④ 打ち出して各課が加筆修正を赤ペン訂正
⑤ PDFで取り込んで再度委託業者に送信
⑥ 特集記事の取材や撮影は上記の間随時行う
⑦ 全体の中で修正があればその都度繰り返し
⑧ 最終出来上がり前に市長チェック
⑨ 校了!校了日は大体20日くらい

このワークフローでは次のような問題点がありました。

(1)業者さんが編集作業している時の時間ロス
(2)急な職員からの記事掲載依頼に対応が困難
(3)微調整の指示が手書きなので伝わらない
(4)写真のトリミングも指示が必要

相当な時間を割く上に、微調整の指示が伝わりづらいためとても非効率でした。イライラもしますよね。(ストレスためちゃ体に悪いぞ!)SNSやHP運用も同時に行うため、情報発信時間を作るためにインデザインを導入したというわけです。

どれくらいの効果があった?

1年目は私と池川さんの作業時間の3/4くらいが広報紙作成だったような気がします。1日=7.75時間、1カ月=22日とすると、大体127.5時間=16日/人を使って2人が広報を作っているというわけですね。しかも東温市は広報を総務課所属で作っており、広報とは違う業務も兼務しています。

インデザインを導入した2年目は先程のワークフローが以下のようになりました。

① 前月25日くらいに全庁職員が広報掲載希望情報を送ってくる
② 自分たちで内容を確認し、インデザイン上でレイアウト
③ 打ち出して各課が加筆修正を赤ペン訂正
④ 飛び込み情報などは極力対応
⑤ 特集記事の取材や撮影は上記の間随時行う
⑥ 全体の中で修正があればその都度繰り返し
⑦ 最終出来上がり前に市長チェック
⑧ 校了!校了日は大体20日くらい

で委託業者さんとのやりとりが無くなったことで、大幅な時間短縮と職員からの突発的な掲載依頼に対応が可能となりました。イライラすることなく、優雅に草原で鼻歌まじりにスキップするかのごとく仕事ができます。わっしょい!肌感覚ですが、2年目以降は業務時間の1/2くらいが広報紙作成だったような気がします。1日=7.75時間、1カ月=22日とすると、大体85.25時間=11日/人を使って2人が広報を作っているというわけですね。

時間を確保したことでTwitter、facebook、Instagram、YouTube、そして今年からはnoteの運用ができ、皆さんへの情報発信を時代にあったものにすることができた、というわけです。(イエーイ)

インデザインの画面を公開します

作成にあたりデザインの勉強を始めました。広報とうおんは4つのポイントに気をつけて作っています。

① 近づける
② 揃える
③ 強弱をつける
④ 繰り返す

です。ググればすぐ出てくるので、初心者広報担当小出でも簡単にそれっぽくできます。(デザイナーさんには足元にも及びませんが、まずは一歩です。千里の道も一歩から。)

というわけで作っている画面がこちら

画像1

これは最新号2021年4月号の表紙です。

画像2

特集ページです。今回は文字多め。。

画像3

ふれあい広場のページです。

画像4

情報BOXのページです。

画像5

きらり東温この人なうのコーナー(背表紙)です。

画像6

これは昨年11月号で(センスがある池川さんが)作成した組写真ページです。

インデザインの機能でグリッド(補助線)を表示させて、先程の4つのポイントに気をつけて作っているというわけです。

① 近づける
② 揃える
③ 強弱をつける
④ 繰り返す

まとめ

広報紙はそのまちの情報源として欠かせないものですが、それを生かすも殺すも担当者次第です。これから私たちは「異動が必須の職場で広報のクオリティを担保できるか」という新たな挑戦が始まります。

また、デザイン×まちづくりは地方自治体でどんどん進んでいくジャンルなので、デザイナー枠の職員募集なんかもあると思います。生まれた故郷が好き、地方でデザインの力でまちに貢献したいという方はチェックしてみてください。

パソコン知識0、デザイン知識0で始まった広報作成ですが、今こんな感じで広報を作っています。新しく広報担当になった人の参考に少しでもなれば嬉しいです!(隣の池川さんが異動なので寂しい)小出でした。ではまた〜。

先程の画面で制作した【最新版】広報とうおん4月号はこちらです👇


みんなにも読んでほしいですか?

オススメした記事はフォロワーのタイムラインに表示されます!
東温市公式note | 愛媛県
愛媛県東温市の公式noteです。広報担当が執筆しています。Instagram / YouTube / facebook / note / Pinterest発信中。リンクからご覧いただけます。 https://linktr.ee/toon.city