【自治体広報】DTPソフトを導入した効果をまとめてみました【画面公開】

東温市公式note | 愛媛県

2021年3月25日 19:00

どうも。（隣の池川さんが異動なので寂しい）広報担当小出です。東温市の広報紙は２年前からAdobeのInDesignを導入して作っています。今日はその効果について書きたいと思います！わっしょい！

最後にインデザインの作成ページを公開するので、ぜひ「ここをこうした方がいいよ」などコメントいただけると嬉しいです！（需要ないやろ。。）

これから広報担当者になる方、「デザイン×まちづくり」なんかに興味のある方に読んでほしいです。ちなみに東温市の広報は毎月１日、年１２回発行です。

DTPとはDeskTop Publishing（デスクトップパブリッシング）の略。 DTPソフトを導入することで自社パソコンで印刷物データを作成することができます。

インデザイン導入前の問題点

大学は農学部、在学中もほぼパソコン使わなかった私（今の大学では考えられないですよね）。社会人４年目くらいまでWindowsとOfficeの違いも分かりませんでした。ワードとエクセルは公務員必須なので一応使えてましたが。

パソコンの知識が少し備わったのは、５年目に情報管理部署に配属された時。０から勉強しました。システムとは庁内LANとか。あの時は楽しかったなぁ。

そして３年前に広報に配属されました。その時は担当者がワードのテキストボックスで配置したレイアウトを広報作成業務を委託する業者さんにデータ送信してました。その時のワークフローはこんな感じです。

① 前月25日くらいに全庁職員が広報掲載希望情報を送ってくる
② 自分たちで内容を確認しワード内のテキストボックスでレイアウト
③ レイアウトができたページから随時PDFで返送される
④ 打ち出して各課が加筆修正を赤ペン訂正
⑤ PDFで取り込んで再度委託業者に送信
⑥ 特集記事の取材や撮影は上記の間随時行う
⑦ 全体の中で修正があればその都度繰り返し
⑧ 最終出来上がり前に市長チェック
⑨ 校了！校了日は大体20日くらい

このワークフローでは次のような問題点がありました。

（１）業者さんが編集作業している時の時間ロス
（２）急な職員からの記事掲載依頼に対応が困難
（３）微調整の指示が手書きなので伝わらない
（４）写真のトリミングも指示が必要

相当な時間を割く上に、微調整の指示が伝わりづらいためとても非効率でした。イライラもしますよね。（ストレスためちゃ体に悪いぞ！）SNSやHP運用も同時に行うため、情報発信時間を作るためにインデザインを導入したというわけです。

どれくらいの効果があった？

１年目は私と池川さんの作業時間の３／４くらいが広報紙作成だったような気がします。１日＝7.75時間、１カ月＝22日とすると、大体127.5時間＝16日／人を使って２人が広報を作っているというわけですね。しかも東温市は広報を総務課所属で作っており、広報とは違う業務も兼務しています。

インデザインを導入した２年目は先程のワークフローが以下のようになりました。

① 前月25日くらいに全庁職員が広報掲載希望情報を送ってくる
② 自分たちで内容を確認し、インデザイン上でレイアウト
③ 打ち出して各課が加筆修正を赤ペン訂正
④ 飛び込み情報などは極力対応
⑤ 特集記事の取材や撮影は上記の間随時行う
⑥ 全体の中で修正があればその都度繰り返し
⑦ 最終出来上がり前に市長チェック
⑧ 校了！校了日は大体20日くらい

で委託業者さんとのやりとりが無くなったことで、大幅な時間短縮と職員からの突発的な掲載依頼に対応が可能となりました。イライラすることなく、優雅に草原で鼻歌まじりにスキップするかのごとく仕事ができます。わっしょい！肌感覚ですが、２年目以降は業務時間の１／２くらいが広報紙作成だったような気がします。１日＝7.75時間、１カ月＝22日とすると、大体85.25時間＝11日／人を使って２人が広報を作っているというわけですね。

時間を確保したことでTwitter、facebook、Instagram、YouTube、そして今年からはnoteの運用ができ、皆さんへの情報発信を時代にあったものにすることができた、というわけです。（イエーイ）